L'archivio elettronico DocuWare può essere implementato con diversi moduli che semplificano ulteriormente il lavoro d'ufficio:
Un plug-in consente di prelevare file direttamente da Microsoft Office e di archiviarli
Archivia le e-mail anche con gli allegati e le salva in formato universale .txt
Gestisce timbri elettronici che informano sullo stato di lavoro di un progetto
Supporta tutti i tipi di firma elettronica: firme semplici, avanzate e qualificate, nonché marche temporali e firme scritte a mano
Tramite l'Intelligent Indexing Service crea un processo efficiente di indicizzazione dei documenti e si sostituisce ai processi di archiviazione manuale. Acquisisce automaticamente i metadati principali dai documenti scansionati. La compilazione dei campi non è più necessaria
Gestisce l'accesso ai documenti che viene controllato attraverso un sistema di autorizzazioni (gruppi, ruoli e profili) permettendo di visualizzare solo i dati consentiti dal rispettivo livello di autorizzazione.
DocuWare Printer archivia i documenti già durante la prima stampa, senza il bisogno di effettuare nuove scansioni
DocuWare Smart Connect integra DocuWare a qualsiasi applicazione. I documenti possono esser aperti direttamente dove servono.
DocuWare Autoindex indicizza automaticamente i documenti archiviati sulla base di dati esterni, rileva i dati senza errori, garantisce coerenza dei dati rispetto ad altri database, scrive in altri database per ottimizzare il processo e riorganizza gli archivi.
DocuWare Barcode & Forms riconosce e legge i codici a barre presenti nei documenti.
DocuWare Import monitora le cartelle selezionate nel computer e sposta i file dalle cartelle al sistema DocuWare
DocuWare Request per il Web Client, crea una copia autonoma dei documenti, che può essere condivisa, cercata e visualizzata anche senza disporre del software DocuWare
DocuWare consente l‘integrazione di potenti funzioni di gestione dei documenti in applicazioni specifiche del cliente tramite il Software Developer Kit (SDK) che fornisce al programmatore interfacce specifiche per diversi ambienti di sviluppo.
Task Manager gestisce le funzioni Elenco di attività e Notifica e-mail in modo da evitare dimenticanze nel processo di lavoro
Workflow Manager crea regole chiare per la gestione dei documenti, assegna attività a singoli o gruppi, definisce quali eventi, documenti e utenti avviano un flusso di lavoro e visualizza la cronologia. Consente di non lasciare attività incomplete grazie all'assegnazione automatica a un sostituto quando la persona responsabile si trova fuori sede.
CONNECT to Mail/Outlook consente agli utenti di Gmail/Outlook di organizzare e archiviare in modo semplice i messaggi e-mail in DocuWare.
CONNECT to SAP garantisce la perfetta integrazione con SAP
