Come DocuWare può agevolare il lavoro di ogni singolo dipendente a vantaggio dell’intera azienda. Illustrazione di casi specifici con il supporto del Big Pad.
L’ottimizzazione dei processi aziendali è un’esigenza continua per ogni ditta e la disponibilità immediata dei documenti è fondamentale.
Le soluzioni per la gestione documentale di Palo Alto consentono di ottimizzare l'archivio e di tenere sotto controllo tutte le pendenze, condividendo meglio le informazioni con colleghi e collaboratori interni ed esterni. Grazie alla funzionalità di ricerca in tempo reale all'interno dell'archivio e al flusso di lavoro digitale, si possono monitorare in modo chiaro ed efficiente i processi di verifica e accettazione ed evitare la perdita di documenti.
La Palo Alto SA spiega come DocuWare può agevolare il lavoro di ogni singolo dipendente a vantaggio dell’intera azienda. Casi pratici verranno mostrati con l’ausilio dello schermo interattivo Big Pad.
Data
28 gennaio 2016
Orario
Ore 18:30 - 20:00, seguirà aperitivo
Accoglienza
Dalle ore 18:15
Luogo
Società degli impiegati del commercio - Via Vallone 27, 6500 Bellinzona
Come utilizzare al meglio il tuo DocuWare e sfruttare le nuove tecnologie a tuo favore
Programma: 18 settembre 2015, 15.00-18.00
14.45-15.00 – Arrivo con caffè
15.00-15.45 – Tendenze di mercato DMS e novità Q4 2015-2016
– Processi automatizzati: storie di successo.
Impara dai nostri clienti come aumentare l’efficienza aziendale
– Risparmi immediati con la fattura elettronica
15.45-16.15 – Utilizzare DocuWare
– DocuWare 6.7 - le novità nella nuova versione
– Lo sapevi che: piccoli trucchi per sfruttare al massimo il tuo DocuWare
16.15-16.30 – Cloud vs in house
– Cosa vuol dire per la sicurezza dei vostri documenti
16.30-18.00 – Aperitivo
– Due promozioni esclusive per clienti fedeli
– Possibilità di conoscere dal vivo il mondo della stampa 3D
Con la corrente versione di DocuWare, importanti funzioni come la selezione multipla di documenti da un contenitore e il menu nella panoramica del documento, sono ora disponibili anche su tablet. Questo significa che puoi lavorare con DocuWare anche mentre viaggi, senza dover installare nessun app addizionale.
Non è necessario configurare niente. L'interfaccia utente resta "responsive", passando automaticamente alla modalità tablet. Puoi passare dalla modalità touch a quella mouse in ogni momento!
giovedì 23 aprile 2015 dalle 09.30 alle 11.30 in Via Zurigo 5 a Lugano
Per le imprese del settore industriale l’ottimizzazione dei relativi processi aziendali è un’esigenza continua. A questo proposito, la disponibilità dei documenti, indipendentemente che si tratti di documenti finanziari, corrispondenza o disegni tecnici, è fondamentale.
Le soluzioni per la gestione documentale di Palo Alto consentono di tenere sotto controllo tutte le pendenze, condividendo meglio le informazioni con colleghi e collaboratori interni ed esterni. Grazie alla funzionalità di ricerca in tempo reale e al flusso di lavoro digitale, si possono controllare in modo chiaro ed efficiente il processo di verifica e accettazione delle fatture.
Programma
09.30
Accoglienza
10.00-11.30
Introduzione alle soluzioni per la gestione documentale (DMS/DocuWare) ed i vantaggi per le industrie.
11.30
Aperitivo e condivisione delle esperienze sulle tematiche trattate.
Prenotati qui, ti aspettiamo il 23 aprile dalle 9.30
Come ogni anno abbiamo partecipato al DocuWorld Europe, la conferenza per la certificazione dei partner DocuWare.
3 giorni a Mallorca, dal 7 al 9 aprile 2014, per ottenere la ricertificazione DocuWare e per aggiornarci sulle novità della versione 6.5.
L’evento di quest’anno, dal tema “Reaching New Peak Performances”, ha riunito per la prima volta in un unico evento i partner rivenditori, il team di DocuWare e le aziende partner sia della regione EMEA che di quella dei paesi di lingua tedesca DACH.
Il soggiorno in Spagna ci ha permesso di conoscere le novità, vedere delle demo, seguire i corsi di aggiornamento e ricertificazione e testare dal vivo le soluzioni di ottimizzazione della gestione di documenti proposti dagli sponsor che collaborano con DocuWare.
Contattateci senza impegno per una consulenza su DocuWare!
Vi invitiamo a partecipare ad un pomeriggio informativo
sui nuovi metodi per digitalizzare e automatizzare l’archiviazione e l’elaborazione di documenti
Programma
14.45-15.00
Arrivo con caffè
15.00-16.00
Tendenze di mercato nel campo DMS
Novità sul valore legale dei documenti nel sistema DMS/DocuWare
Cattura digitale delle fatture in entrata
16.00-16.30
Digitalizzare lo storico:
Sfruttare al massimo tutto il know how dell’azienda
Aumentare la sicurezza dei dati
Ridurre le spese per la gestione e lo stoccaggio del cartaceo
16.30-17.00
DocuWare 6.5 - le novità nella nuova versione
17.00
Aperitivo e possibilità di visitare i locali con gli scanner industriali di Tectel SA
Date
28 aprile 2014 dalle 15.00 alle 17.00
29 aprile 2014 dalle 15.00 alle 17.00
Location
Presso la sede Tectel SA, Via Industria 16, Manno/Lamone 1° piano
Volete scoprire quali possono essere i vostri vantaggi utilizzando DocuWare?
Esaminate nelle pagine seguenti le varie possibilità offerte dalla nostra soluzione di gestione dei documenti con gli obiettivi, le condizioni e le esigenze della vostra azienda.
Con il calcolatore dei risparmi è possibile calcolare in pochi minuti i risparmi potenziali della propria organizzazione.
DocuWare (6) è stato premiato per il
terzo anno consecutivo con il massimo riconoscimento di 5 stelle
dalla ditta Buyers Laboratory Inc., un'azienda indipendente leader
nel settore della commercializzazione di articoli da ufficio, che
esegue con estrema affidabilità indagini, test e valutazioni in
merito a stampanti multifunzione (MFP), fotocopiatrici, stampanti,
apparecchi fax e soluzioni software. www.buyerslab.com
DocuWare 6 è stato sottoposto a
diverse categorie di verifica, tra cui: gamma di funzioni, semplicità
d'uso, integrabilità, compatibilità, sicurezza, supporto a partner
e clienti, documentazione, disponibilità globale e prezzo. Il
software ha ottenuto per la terza volta il punteggio massimo di 5
stelle.
La principale innovazione di DocuWare,
oltre al fatto di essere presente con la gamma completa di funzioni
anche online, è l'Intelligent Indexing Service.
Grazie a questo servizio di
indicizzazione intelligente l'archiviazione elettronica avviene più
velocemente rispetto a quella manuale.
L'Intelligent Indexing Service è un
servizio brevettato che apprende autonomamente durante l'archiviazione dei documenti e si serve di quanto acquisito per
automatizzare il processo di archiviazione successivo grazie al Crowd
Learning (NdA: raccolta e immagazzinamento di informazioni da più
fonti). Al momento della prima acquisizione del documento, grazie
alla nuova funzione One-Click-Indexing il software suggerisce i
termini di ricerca dei documenti nel momento stesso della loro
scansione e l'utente ha la possibilità di confermare con un semplice
click il nome dell'azienda, la data e altre voci di indice o di
aggiungere quelle mancanti direttamente nel documento.
Successivamente potrà selezionare il tipo di documento da un elenco.
Intelligent Indexing apprende queste voci e riconosce il tipo di
documento acquisito e applica automaticamente i criteri di
indicizzazione a tutti i documenti simili dell'azienda scansionati
successivamente. Il documento viene quindi archiviato in pochi
secondi sotto il nome dell'azienda corretto e ordinato in base a
tipologia e data. Non è più necessario compilare manualmente i
campi, tutte le voci vengono confermate con un solo clic.
Anche le imprese che elaborano quantità
limitate di documenti, ma di tipo diverso, potranno beneficiare di
questa novità.
La nuova applicazione Paper Scan di DocuWare vi consente di scansionare i documenti direttamente dal vostro smartphone o tablet.
Può essere sempre utile avere uno scanner a portata di mano per scansire una ricevuta, lo scontrino di un ristorante o di un acquisto prima che questo vada perso mentre siamo in giro.
È sufficiente posizionare lo smartphone sopra il documento affinchè il dispositivo acquisisca immediatamente l'immagine, la ritagli e crei un file PDF perfetto. L'applicazione ha un sensore che riconosce le forme consentendo di fare la scansione solo del documento senza il contorno.
La qualità di scansione è ottimizzata per l'Intelligent Indexing Service, l'altro servizio di Docuware che consente di indicizzare e archiviare automaticamente i documenti.
Le scansioni possono poi essere archiviate direttamente in DocuWare, nella cartella Dropbox oppure inviate via e-mail. La versione per Android sarà disponibile entro fine anno.
L'archivio elettronico DocuWare può essere implementato con diversi moduli che semplificano ulteriormente il lavoro d'ufficio:
Un plug-in consente di prelevare file direttamente da Microsoft Office e di archiviarli
Archivia le e-mail anche con gli allegati e le salva in formato universale .txt
Gestisce timbri elettronici che informano sullo stato di lavoro di un progetto
Supporta tutti i tipi di firma elettronica: firme semplici, avanzate e qualificate, nonché marche temporali e firme scritte a mano
Tramite l'Intelligent Indexing Service crea un processo efficiente di indicizzazione dei documenti e si sostituisce ai processi di archiviazione manuale. Acquisisce automaticamente i metadati principali dai documenti scansionati. La compilazione dei campi non è più necessaria
Gestisce l'accesso ai documenti che viene controllato attraverso un sistema di autorizzazioni (gruppi, ruoli e profili) permettendo di visualizzare solo i dati consentiti dal rispettivo livello di autorizzazione.
DocuWare Printer archivia i documenti già durante la prima stampa, senza il bisogno di effettuare nuove scansioni
DocuWare Smart Connect integra DocuWare a qualsiasi applicazione. I documenti possono esser aperti direttamente dove servono.
DocuWare Autoindex indicizza automaticamente i documenti archiviati sulla base di dati esterni, rileva i dati senza errori, garantisce coerenza dei dati rispetto ad altri database, scrive in altri database per ottimizzare il processo e riorganizza gli archivi.
DocuWare Barcode & Forms riconosce e legge i codici a barre presenti nei documenti.
DocuWare Import monitora le cartelle selezionate nel computer e sposta i file dalle cartelle al sistema DocuWare
DocuWare Request per il Web Client, crea una copia autonoma dei documenti, che può essere condivisa, cercata e visualizzata anche senza disporre del software DocuWare
DocuWare consente l‘integrazione di potenti funzioni di gestione dei documenti in applicazioni specifiche del cliente tramite il Software Developer Kit (SDK) che fornisce al programmatore interfacce specifiche per diversi ambienti di sviluppo.
Task Manager gestisce le funzioni Elenco di attività e Notifica e-mail in modo da evitare dimenticanze nel processo di lavoro
Workflow Manager crea regole chiare per la gestione dei documenti, assegna attività a singoli o gruppi, definisce quali eventi, documenti e utenti avviano un flusso di lavoro e visualizza la cronologia. Consente di non lasciare attività incomplete grazie all'assegnazione automatica a un sostituto quando la persona responsabile si trova fuori sede.
CONNECT to Mail/Outlook consente agli utenti di Gmail/Outlook di organizzare e archiviare in modo semplice i messaggi e-mail in DocuWare.
CONNECT to SAP garantisce la perfetta integrazione con SAP
Possiamo sostituire la carta con il digitale, ma non possiamo rinunciare all'archivio aziendale.
Oggi i documenti cartacei che una volta circolavano solo tramite posta ci arrivano a destinazione direttamente in formato digitale: e-mail di corrispondenza, e-fatture, estratti conti bancari online, manuali d'istruzione in pdf, presentazioni Power Point, ecc.
Si sono ridotti certamente i costi di spedizione e di consumo della carta, ma ci troviamo veramente meglio in questa giungla di files e cartelle e siti web e dischi esterni di backup e infinite password da ricordare?
Ordine, pulizia e immediatezza sono la base del successo in ogni campo, anche nella vita privata.
Possiamo sostituire la carta con il digitale, ma non possiamo rinunciare all'archivio aziendale. Tutti questi documenti ci servono: sono lo strumento quotidiano del nostro lavoro e la chiave per il successo dell’azienda. Nella documentazione l'azienda possiede il suo completo know-how. E quindi cosa facciamo? Se possiamo risparmiare sul consumo di carta, toner ed energia, non ha senso mantenere un'archiviazione dei documenti di tipo tradizionale, riempiendo le cantine di scatoloni e raccoglitori. Quindi perché non digitalizziamo tutto e non impostiamo un archivio digitale?
Fra le varie soluzioni presenti sul mercato noi abbiamo scelto DocuWare già nel 1999 e siamo lieti di rappresentare questo prodotto in qualità di Gold Partner.
Come passiamo dalla creazione di un documento al suo trasferimento nel raccoglitore digitale?
I documenti vengono costantemente creati, inoltrati, ricevuti, controllati, condivisi, catalogati, organizzati, archiviati, ricercati.
Solo per la vendita di un prodotto inviamo almeno un'e-mail di contatto, un'offerta, la documentazione sul prodotto, la bolla di consegna e la fattura.
Il sistema di gestione documentale (DMS) DocuWare, raggruppa tutti i documenti provenienti da vari contenitori (server, archivio cartaceo, hard disk) e li archivia in un unico raccoglitore elettronico centralizzato e strutturato.
Si possono impostare dei processi che consentono di archiviare automaticamente il documento, ad esempio le email vengono catalogate direttamente per “mittente, destinatario e oggetto” oltre a mantenere attiva l'opzione full text per la ricerca di contenuti specifici.
Per archiviare i file cartacei basta scansirli con uno scanner o copiatrice integrati con DocuWare. Durante la scansione la funzione di riconoscimento testi (OCR) rende il testo leggibile e al documento vengono assegnate delle voci di ricerca. Anche i codici a barre vengono riconosciuti automaticamente. Ad operazione terminata il file è trasferito direttamente nel pool centrale di DocuWare, con due vantaggi:
Ilvostro cliente assiste ad un miglioramento del servizio grazie alla rapidità di risposta
La ditta risparmiatempo e denaro e migliora il flusso di lavoro interno: i documenti rimangono sempre a disposizione per la consultazione, le procedure diventano trasparenti, i processi aziendali più brevi, la fatturazione più rapida, il personale è motivato grazie alla semplificazione delle procedure, la qualità dei dati migliora e quindi si riducono gli errori.
Perché abbiamo scelto DocuWare?
Esiste dal 1988 e, oltre a vantare un'esperienza decennale, garantisce ai propri clienti una continuità del prodotto e un costante sviluppo delle soluzioni software
DocuWare è dotato di un potente sistema di archiviazione elettronica - pensato per tutti i settori - che raggruppa in un pool centrale tutti i documenti dell'azienda.
Dispone di un server SQL integrato, la connessione a Oracle e ad altri database.
È disponibile in 16 lingue
È disponibile in tre edizioni server
È disponibile anche tramite il cloud computing
Mette a disposizione degli utenti una serie di moduli di espansione che permettono di adattare il sistema in qualsiasi momento in base alle esigenze personali
Offre un servizio di eLearning online e pubblica costantemente video illustrativi
Mantiene informati gli utenti tramite la rivista e la newsletter
Offre corsi di formazione per il personale
Quali sono i vantaggi di DocuWare?
È integrabile con qualsiasi software di contabilità o altra applicazione ed è partner del software SAP da 12 anni.
Garantisce un accesso a tutti i documenti 24 ore al giorno via intranet, terminal server e web tramite cloud computing
L'archiviazione automatica parziale o completa di qualsiasi documento
La rapidità di accesso e di recupero delle informazioni
Recupera facilmente i dati indipendentemente dal formato di file e dalla loro origine
Ottimizza i flussi di lavoro
Riduce lo spazio di archiviazione
Protegge i documenti da allagamenti o incendi (grazie a copie di backup esterne)
È conforme ai requisiti legali per la conservazione dei documenti
Archivia le e-mail in modo da alleggerire il server e non sovraccaricare la mailbox
Consente l'accesso a documenti riservati solo agli utenti autorizzati
Aiuta a ridurre i costi e i consumi di carta e toner
Migliora le relazioni con i clienti, fornitori, collaboratori
Consente la ricerca tramite i campi associati a ciascun documento o la ricerca full-text con “parole chiavi”
Permette i riferimenti incrociati tra documenti
Semplifica la gestione dello stato del documento, delle sue versioni e delle revisioni (bozza, completo, annullato, eliminato, revisionato, archiviato)
Aumenta la velocità nello svolgimento delle attività d’ufficio e quindi la produttività
